Privacy Statement

De bescherming van uw privacy is zeer belangrijk. Via dit charter geven we u meer informatie over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij kunnen deze Privacyverklaring wijzigen om te voldoen aan eventuele wetswijzigingen en/of om de manier waarop de bank persoonsgegevens verwerkt weer te geven. Deze versie werd aangemaakt op 22/12/2020 en gaat van kracht op 01/04/2021. De meest recente versie kunt u terugvinden op de website www.delen.be. Van belangrijke inhoudelijke wijzigingen houden we u op de hoogte via de gebruikelijke kanalen.

1. Wij gaan zorgzaam om met uw gegevens

Delen Private Bank NV (hierna: “Delen Private Bank”, “de bank” of “wij”) is een kredietinstelling gespecialiseerd in discretionair vermogensbeheer, met de maatschappelijke zetel op de Jan Van Rijswijcklaan 184, 2020 Antwerpen.

De bank is in deze hoedanigheid verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van haar klanten, hun gemachtigden, vertegenwoordigers, uiteindelijk begunstigden en de met hun verbonden personen alsook onder bepaalde voorwaarden van potentiële klanten.

Met deze persoonsgegevens gaan wij zorgzaam om.

2. Toepassingsgebied

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende personen:

  • vroegere, huidige of potentiële klanten en gemachtigden
  • de vertegenwoordiger/uiteindelijke begunstigde van rechtspersonen die met de bank een vroegere, huidige of potentiële relatie heeft
  • de persoon die betrokken is bij enige transactie met de bank, zowel in eigen naam als in de hoedanigheid van een juridische entiteit (bv. wettelijk vertegenwoordiger, effectieve uiteindelijke begunstigde, enz.)

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens onder andere op de volgende wijze:

  • wanneer u klant wordt bij de bank of wanneer u tijdens de duur van onze zakelijke relatie gegevens met ons deelt
  • wanneer u een andere rol op een rekening opneemt (bv. als gevolmachtigde)
  • wanneer u ingaat op een uitnodiging met betrekking tot een door de bank georganiseerd evenement
  • wanneer u contact opneemt met de bank via één van onze communicatiekanalen
  • op basis van publieke gegevens en gegevens die wij verkrijgen via derden (bv. begunstigdenregisters, financiële databanken, databanken die worden geraadpleegd met het oog op de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, online of via traditionele media)

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Het begrip 'Persoonsgegevens' verwijst naar alle gegevens die op u betrekking hebben, die u kunnen identificeren of die aan u als persoon kunnen worden gekoppeld.

Indien u klant of potentiële klant bent bij de bank, verwerkt de bank gegevens zoals:

  • uw identificatiegegevens, zoals bv. naam en voornaam, geboortedatum en -plaats, nummer van uw identiteitskaart, aanspreking, nationaliteit, specimen van uw handtekening, fiscaal nummer/rijksregisternummer, IP-adres en het soort mobiel toestel of computer dat u gebruikt voor onze online toepassingen
  • uw contactgegevens, zoals uw adres, e-mailadres, telefoonnummer, persoonlijk of professioneel nummer
  • uw financiële gegevens, waaronder rekeningnummers, transactiegegevens, kredietdossiers en globale vermogenssituatie
  • uw gezinssituatie, burgerlijke staat, gezinssituatie en relaties
  • uw patrimoniale gegevens, een huwelijkscontract of schenkingsdocumenten
  • uw interessegebieden die u ons heeft doorgegeven, zoals hobby’s
  • de KYC-identificatiegegevens - 'Know your customer '
  • data verzameld door het gebruik van de digitale toepassingen van de bank
  • data verzameld in het kader van Delen Family Services
  • publieke gegevens en gegevens die wij verkrijgen via derden, waaronder gegevens van de Centrale voor Kredieten aan Particulieren of gegevens van externe bedrijven die we gebruiken om onze bestanden te vervolledigen
  • de beelden van onze bewakingscamera’s, om veiligheidsredenen kunnen onze kantoren namelijk volledig of gedeeltelijk onder camerabewaking geplaatst worden
  • de opnames van telefoon- en videogesprekken, de bank kan namelijk gesprekken via telefoon of video met haar klanten opnemen om deze te gebruiken bij geschillen of voor controles.

Gevoelige gegevens

Het begrip 'Gevoelige gegevens' verwijst naar gegevens die betrekking hebben op de gezondheidstoestand, etnische oorsprong, religieuze of politiek overtuigingen, genetische of biometrische gegevens of criminele gegevens van onze klanten.

Wij verzamelen gevoelige gegevens onder andere in het kader van onze KYC-verplichting en van onze specifieke dienstverlening (bijvoorbeeld Estate Planning).

KYC, wat staat voor 'Know Your Customer', verwijst naar alle procedures waarmee een bank een klant of potentiële klant kan identificeren. Onze zorgvuldigheidsverplichting ten aanzien van onze klanten noopt ons ertoe ons te schikken naar de regelgeving ter bestrijding van het witwassen van geld, de preventie van terrorismefinanciering en fiscale fraude.

Daartoe passen wij een hele reeks maatregelen toe. Die omvatten de inzameling van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om frauduleuze gedragingen, en gedragingen die indruisen tegen de nationale en internationale regelgeving te voorkomen en op te sporen. Wij verzamelen deze informatie over de klant in de loop van onze contractuele relatie met hem.

Bepaalde gegevens die we hebben ingezameld, zullen we aftoetsen met publieke of externe databanken en moeten wij tevens eventuele gegevens controleren, identificeren en registreren met betrekking tot informatiebronnen die gerechtelijke of strafrechtelijke gegevens over onze klant inhouden.

Wij dienen eveneens na te gaan of onze klant eventueel een Politiek Prominente Persoon 'PPP' is.

Gegevens van derden

In bepaalde gevallen bewaart de bank gegevens van de met u verbonden personen (bijvoorbeeld wanneer u informatie of documenten met ons deelt die op verbonden personen betrekking hebben). Wanneer u

ons dergelijke informatie meedeelt, vragen we u deze personen daarover te informeren en hen op de hoogte te brengen dat wij de betrokken Persoonsgegevens verwerken voor dezelfde doeleinden en volgens dezelfde voorwaarden als degene die worden uiteengezet in deze Privacyverklaring.

Gegevens over minderjarigen

Wij verwerken gegevens over minderjarigen wanneer u een rekening voor hen opent bij onze instelling of wanneer u in het kader van onze zakelijke relatie gegevens over hen bezorgd, onder andere bij onze dienstverlening Estate Planning of Delen Family Services.

4. Waarom en hoe lang verwerken wij persoonsgegevens?

De bank verwerkt uw persoonsgegevens om u een adequate dienstverlening te kunnen verzekeren.

Onder 'verwerking' verstaan wij alle handmatige of geautomatiseerde operaties die gebeuren op de gegevens in kwestie, zoals de inzameling, de registratie, de opslag, de raadpleging, de aanpassing, de organisatie, het gebruik, de overdracht of de schrapping.

Meer concreet verwerkt de bank uw gegevens op basis van onderstaande rechtsgronden:

  • om onze contracten te kunnen afsluiten en correct te kunnen uitvoeren

Belangrijke voorbeelden in dit kader zijn: het beheer van uw rekeningen, het uitvoeren van transacties, estate planning en kredietopvolging.

  • om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen

Wanneer we voor u een rekening openen, zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verzamelen die uw identiteit bevestigen, en om te bepalen of we een zakelijke relatie kunnen aangaan.

Andere belangrijke voorbeelden zijn: verplichtingen in het kader van de antiwitwaswetgeving en terrorismebestrijding, verplichtingen voortvloeiende uit de MiFID II regelgeving, verplichtingen voortvloeiende uit de SRD II regelgeving, verplichtingen komende uit de regelgeving met betrekking tot financial planners, financiële rapporteringsverplichtingen (bijvoorbeeld aan het Centraal Aanspreekpunt).

  • ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de bank of van de betrokkene

Hieronder verstaan we bijvoorbeeld acties die (i) onze dienstverlening verbeteren, (ii) betrekking hebben op het opmaken van interne rapporteringen, (iii) misbruik en fraude voorkomen, ontdekken en opvolgen, (iv) dienen om statistieken op te maken en testen uit te voeren, (v) bedoeld zijn voor direct marketing.

  • met uw toestemming voor commerciële aangelegenheden

Hoe lang persoonsgegevens worden bewaard, hangt af van het soort gegevens. De bank gebruikt gegevens wanneer ze daar een doel voor heeft (bijvoorbeeld bij de uitoefening van een overeenkomst of op basis van wettelijke verplichtingen in hoofde van de bank). Voor de uitoefening van uw of onze rechten kan dat langer zijn dan de wettelijke bewaartermijnen.

Dit laat ons tevens toe om u als klant een optimale dienstverlening aan te bieden, voornamelijk in het kader van onze KYC- verplichting en fiscale dienstverlening en Estate Planning.

5. Kunnen gegevens met derden worden gedeeld?

Om aan sommige van onze verplichtingen te voldoen, bezorgen wij bepaalde gegevens aan derden, zowel aan interne (binnen de groep) als externe ontvangers (d.w.z. buiten de groep).

In de uitoefening van onze bancaire activiteiten kan de bank genoodzaakt zijn om persoonsgegevens over te maken naar landen die gevestigd zijn buiten de Europees Economische Ruimte (EER).

Overheids-, gerechtelijke en toezichthoudende instanties

Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, dienen we bepaalde gegevens bekend te maken aan overheids-, gerechtelijke en toezichthoudende instanties:

  • de publieke overheden en regelgevende overheden en de toezichthouders zoals de FSMA of de Nationale Bank van België.
  • het is mogelijk dat de belastingadministratie bepaalde rapporteringen van ons vereist, in het kader van FATCA/CRS.
  • de gerechtelijke/opsporingsdiensten (politie, procureur, rechtbanken en arbitrage-of bemiddelingsinstanties) op wettelijk
  • de notarissen, bijvoorbeeld bij het verlijden van een notariële akte of bij de behandeling van

Bank J. Van Breda

Gegevens kunnen door Delen Private Bank worden doorgegeven aan Bank J. van Breda voor klanten of potentiële klanten aangebracht door deze laatste. Bank J. van Breda kan deze gegevens onder meer gebruiken:

  • om misbruiken en fraude te voorkomen
  • om statistieken op te maken en testen uit te voeren
  • in het kader van commerciële dienstverlening
  • wanneer we optreden als derde pandhouder
  • om de kwaliteit van de dienstverlening aan voormelde klanten te verhogen

Financiële instellingen

Wanneer u een overschrijving doet naar een rekening bij een andere bank, is bij de transactie steeds een andere instelling dan de bank of een gespecialiseerde financiële onderneming betrokken. Voor de afwikkeling van effecten- en betalingsverkeer, zowel nationaal als internationaal, dienen wij als opdrachtgever de andere bank te voorzien van gegevens die op u betrekking hebben, zoals uw naam, uw adres en het rekeningnummer in onze boeken.

Bij geldtransfers of transacties in financiële instrumenten worden de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de transacties verwerkt door derden die bij de transactie betrokken zijn (bv. correspondentbanken, beurzen, verleners van financiële berichtendiensten, enz.) en die buiten de EER gevestigd kunnen zijn.

Andere Dienstverleners en derde partijen

De bank kan bij haar dienstverlening – met uw (stilzwijgend) akkoord – tevens informatie delen met door u aangeduide derde partijen of met derde partijen die door de bank aan u werden voorgesteld, zoals bijvoorbeeld notarissen, externe juristen, advocaten, accountants of bedrijfsrevisoren.

Verder kan de bank bij de outsourcing van bepaalde taken gegevens doorgeven aan zorgvuldig geselecteerde derde partijen die in opdracht van de bank bepaalde gegevens verwerken. De bank doet hiervoor beroep op derde verwerkers die volgens haar afdoende garanties bieden op de bescherming van deze gegevens. Deze derden verbinden zich ertoe het vertrouwelijk karakter van de gegevens te vrijwaren.

Hierna volgen een aantal niet-exhaustieve voorbeelden van activiteiten waarbij de bank bepaalde gegevens kan delen met externe dienstverleners:

  • bij het beheer van de correspondentie met onze klanten (bv. bij communicatie per post)
  • bij de organisatie van direct marketingcampagnes
  • bij de organisatie van evenementen
  • bij extern archiefbeheer
  • bij het beheer van geschillen (bv. het inschakelen van een advocatenkantoor)

6. Uw rechten en de naleving ervan

U heeft zelf ook een aantal rechten aangaande de persoonsgegevens die de bank verwerkt. U vindt hieronder een overzicht:

  • u kunt uw gegevens inkijken

U kunt de persoonsgegevens die wij voor u verwerken inkijken en/of een kopie opvragen.

  • u kunt uw gegevens laten verbeteren

In zoverre de persoonsgegevens die wij bijhouden onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht te vragen om deze gegevens aan te passen. Als we ze aan een derde partij hebben doorgegeven, zullen we deze op de hoogte brengen van uw verzoek om rechtzetting.

  • u kunt zich verzetten tegen een bepaald gebruik van uw gegevens

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens. Wij zullen dit verzoek inwilligen tenzij de verwerking nodig is voor wettelijke doeleinden of om onze contractuele verplichtingen te kunnen nakomen.

Zo kunt u zich bijvoorbeeld verzetten tegen de verzending van commerciële boodschappen. Wanneer u klant wordt bij de bank, kunnen wij u vragen of u uitnodigingen voor onze evenementen wilt ontvangen. Als u op een later tijdstip van gedachten verandert, kunt u de verzending ervan stopzetten, met name door contact op te nemen met uw relatiebeheerder.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming in het geval van actieve prospectie, heeft u steeds de mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.

  • u kunt vragen uw gegevens over te dragen aan een derde partij

U heeft het recht de persoonsgegevens die u ons zelf heeft verstrekt, bij ons op te vragen en deze over te dragen aan een derde partij. Indien het technisch mogelijk is, zorgen wij voor de overdracht van uw persoonlijke gegevens.

  • u kunt uw gegevens laten verwijderen

Indien u vermoedt dat wij bepaalde gegevens onrechtmatig verwerken, kunt u vragen deze te laten verwijderen. We zullen dit verzoek inwilligen tenzij de verwerking nodig is voor wettelijke doeleinden of om onze contractuele verplichtingen te kunnen nakomen.

De uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een brief te richten aan Delen Private Bank NV, Jan Van Rijswijcklaan 184, 2020 Antwerpen, ter attentie van de ‘Data Protection Officer’ of door een e-mail te sturen naar privacy@delen.be.

Met het oog op de vertrouwelijkheid en bescherming van uw gegevens, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs of aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren.

Elk verzoek tot uitoefening van een recht dat u aan de bank richt, wordt binnen de wettelijke termijn behandeld en beantwoord.

In sommige gevallen kunnen we weigeren om uw verzoek in te willigen, of kunnen we u een vergoeding aanrekenen voor de verwerking van uw vraag, als deze wordt beschouwd als oneigenlijk, repetitief, of als deze leidt tot buitensporige kosten.

Mocht de Data Protection Officer beslissen dat er geen gevolg kan gegeven worden aan een verzoek, brengt hij of zij u hiervan uiterlijk een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte. De beweegredenen van dergelijke beslissing worden u meegedeeld.

Recht om een klacht in te dienen

Als u niet akkoord gaat met het standpunt van de bank heeft u het recht om een klacht in te dienen. U kunt deze versturen aan de Data Protection Officer van Delen Private Bank NV via privacy@delen.be. Het staat u eveneens vrij om contact op te nemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via de onderstaande gegevens, of de gegevensbeschermingsautoriteit van uw eigen land:

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens en wat kan u doen om ons hierbij te helpen?

Wij nemen afdoende technische en organisatorische maatregelen (beleid en procedures, IT-beveiliging, enz.) om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens en verwerkingsprocessen te garanderen. Om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, passen wij een aantal intern ontwikkelde beleidslijnen en normen toe op al onze activiteiten. Deze worden regelmatig bijgewerkt, zodat ze rekening houden met de meest recente regelgeving en ontwikkelingen op dit gebied.

Zo zijn de medewerkers van de bank onderworpen aan geheimhoudingsverplichtingen en mogen zij uw persoonsgegevens niet op onrechtmatige wijze bekendmaken of wanneer dit niet nodig is voor de uitoefening van hun functie. Om ons te helpen om uw persoonsgegevens blijvend te beschermen, dient u altijd contact op te nemen met de bank als u vermoedt dat uw persoonsgegevens werden misbruikt.

We zetten al onze menselijke, technische en IT-middelen in om uw gegevens te beschermen. U kunt daar ook mee toe bijdragen, en wel als volgt:

  • installeer antivirussoftware, antispywaresoftware, een firewall en houd deze software up-to-date
  • laat uw apparatuur en mobiele apparaten niet onbeheerd achter
  • meld het verlies van uw digipass onmiddellijk aan de bank om het gebruik ervan te blokkeren
  • log uit van de online Banking tools wanneer u ze niet gebruikt
  • houd uw wachtwoorden strikt vertrouwelijk en gebruik sterke wachtwoorden
  • blijf alert op het internet en leer verdachte activiteiten te herkennen, zoals adreswijzigingen van de website of phishing e- mails waarin om persoonlijke informatie wordt gevraagd